Esse texto é ótimo para quem está iniciando na elaboração de projetos, até hoje recorro as dicas inscritas pelo Jornalista Ricardo Fiegenbaum - Assessor do Departamento de Diaconia da IECLB.
Um
conto de As Mil e Uma Noites narra a
história do jovem Aladim que ao esfregar uma lâmpada mágica, tira dela um gênio
capaz de realizar os seus desejos. Certamente a maioria de nós já sonhou com a
tal lâmpada que realiza desejos por mágica. Mas, segundo informações, a lâmpada
de Aladim foi perdida para sempre. Por isso, hoje, quando alguém quer realizar
um desejo ou concretizar um sonho, precisa dedicar-se à gratificante e árdua
tarefa de planejar, de projetar. O objetivo deste texto, portanto, é explicar,
passo por passo, como é que se faz isso.
Ponto de partida
Tudo
começa com um sonho. Tudo o que a gente não sonha, não realiza. Mas também é
verdade que nem todo o sonho é possível de se realizar. Por isso, quando a
gente começa a se ocupar com a elaboração de projetos, a gente também vai
delimitando o poder do nosso sonho, enquadrando-o na realidade em que nos
encontramos. O sonho nos impulsiona para a ação. Mas entre sonhar e realizar há
um caminho, às vezes, longo a percorrer. Daí porque é preciso confrontar esse
desejo, esse sonho inicial com a realidade em que nos encontramos. É preciso
saber que caminho vamos percorrer para alcançá-lo e de que necessitamos para
que ele vire realidade.
Então,
o ponto de partida, o impulso inicial para a realização de um projeto, é
sonhar. E sonhar é imaginar uma realidade que ainda não é, mas que se encontra
no nosso desejo. Agora, para saber se essa realidade sonhada, imaginada,
desejada tem chances de se materializar é preciso dar um passo mais: Saber quem
somos.
Primeiro passo: Identificação (quem somos)
Ao
elaborar um projeto comunitário estamos buscando modificar uma determinada
realidade a partir de uma organização, de uma comunidade, que já existe, com
suas características próprias. Por isso, o primeiro passo para alcançar o nosso
sonho é poder dizer quem somos, qual é a identidade da comunidade, do nosso
grupo. Em outras palavras é responder a algumas das seguintes perguntas:
q qual é o nome da
comunidade
q qual é a sua
história (relato breve)
q quais são seus
princípios e objetivos (isso geralmente está definido no início do estatuto da
comunidade)
q onde a comunidade
atua
q como está
organizada (onde são tomadas as decisões, quem são as pessoas que trabalham na
comunidade – voluntariamente ou não, quais são as pessoas-chave para o nosso
projeto se realizar)
q quais são as
atividades que a comunidade desenvolve (cultos, visitas, etc.) e quais estão
relacionadas ao nosso projeto
q que experiência
tem na área do nosso projeto
As
respostas a estas perguntas devem nos ajudar a conhecer quem somos e como o
nosso sonho se relaciona com o que somos. Em outras palavras, devem nos levar a
discernir ou identificar, entre as nossas características como grupo,
comunidade ou instituição, o que ajuda a realizar o nosso sonho – e como ajuda
– e o que atrapalha.
Feito
isso, o próximo passo é definir o contexto, o lugar, a realidade onde o nosso
sonho vai se concretizar.
Segundo passo: Contextualização (onde estamos)
Para
chegar a algum lugar é preciso saber de onde se está partindo. Se um sonho é a
projeção de uma realidade que ainda não existe mas que a gente quer fazer
existir, então precisamos levar em conta a realidade que já está aí. É isso que
se chama de contextualização. O contexto é o que está na volta. São dados sobre
a realidade onde o projeto vai se dar. Na prática é saber dizer onde estamos,
qual é o contexto social, político, econômico, etc. implicado. Esse contexto
precisa ser descoberto, diagnosticado, relatado, conhecido pelos proponentes do
projeto. Ele se dá a conhecer através de perguntas do tipo
q como é o lugar
onde vamos realizar o projeto (cidade, bairro, vila, hospital ou escola, etc.)
q quem são as
pessoas que vamos envolver com o projeto (onde vivem, o que fazem, de que
necessitam, como podem participar: dados os mais precisos possíveis e que
tenham importância para o projeto)
q existe algum
projeto ou atividade semelhante a que sonhamos sendo realizada (quem faz,
quando faz, como faz)
q quais serão as
possíveis dificuldades que o nosso sonho vai encontrar para se realizar
q que outras
informações são importantes para o nosso sonho
Quando
fazemos bem esta etapa, quando conhecemos bem a nossa realidade, temos dados
muito bons para dar o próximo passo da elaboração de um projeto, que é explicar
para nós mesmos, em primeiro lugar, por que sonhamos e queremos realizar este
sonho.
Terceiro passo: Justificativa (por que sonhamos)
“Considerando
a nossa identidade, considerando a nossa realidade e o contexto, considerando
os nossos dons... achamos importante, necessário, urgente que se faça realidade
o nosso sonho.” A justificativa é uma exposição de motivos. Assim, podemos
formulá-la em forma de “considerandos”. Nesses considerandos deve aparecer:
q a situação atual
(considerando a realidade e os objetivos da comunidade, do grupo etc.)
q a situação
esperada ao final do projeto
q o tempo de
duração do projeto
q as estratégias
q a importância
dessa iniciativa
q as condições de
realização do projeto
q outras
considerações que sejam úteis e necessárias para convencer-nos a nós e aos
outros da necessidade de realizarmos o nosso sonho.
Nessa
fase da elaboração do projeto nós estamos crescendo para a formulação central
do projeto: o seu objetivo geral.
Quarto passo: Objetivo Geral (onde queremos chegar)
O
objetivo geral é o resumo, em uma frase clara e objetiva, do cerne do nosso
sonho. Ele expressa a finalidade última do projeto. Ele precisa ser
compreendido e aceito por todos os implicados no projeto. Deve iniciar com o
verbo no infinitivo (realizar, promover, proporcionar, etc.) O objetivo geral
não deve ser tão abrangente e ambicioso que seja impossível alcançá-lo nem tão
modesto e acanhado que se o alcance muito facilmente. Ao formular o objetivo
geral precisamos levar em conta:
q se está de
acordo, se é coerente, com os objetivos da comunidade/organização
q se está de acordo
com o contexto do projeto
q se é possível de
ser alcançado
q se está clara a
situação esperada no final do projeto
q se está expresso
de um modo que possamos verificar se o alcançamos ou não ao final do projeto
q se confere com as
razões do projeto, expressas na justificativa
q se expressa o
nosso sonho
O
objetivo geral é o ponto de chegada de um projeto. É o sonho realizado. Mas
entre o ponto de partida, o sonho sonhado, e o ponto de chegada, o sonho
realizado, há uma série de etapas intermediárias, que precisam ser alcançadas e
vencidas. Estas são formuladas na forma de objetivos específicos. Esse é o
nosso próximo passo.
Quinto passo: Objetivos Específicos (os passos para chegar onde
queremos)
O
objetivo geral será alcançado pela realização de várias atividades e
transformações específicas. Os objetivos específicos, portanto, explicam como o
objetivo geral será alcançado, definindo as metas que deverão ser atingidas à
medida que o projeto avança. Como para uma caminhada é preciso dar um passo de
cada vez, os objetivos específicos são passos para chegar onde sonhamos. Assim,
eles devem ser formulados de modo que:
q estejam numa
seqüência de ações sucessivas
q estejam
distribuídos pelo tempo que decorre o projeto todo
q sejam realizáveis
q sejam claros,
objetivos e precisos
q possam ser
facilmente medidos ou verificáveis quanto ao seu cumprimento
q levem em conta o
público-alvo
Os
objetivos específicos são metas para serem atingidas durante a realização do
projeto. Cada meta alcançada nos coloca mais perto da realização do objetivo
geral e, conseqüentemente, da concretização do nosso sonho. Mas é preciso que
saibamos como alcançar essas metas, que caminho seguir. E isso nos é dado no
próximo passo: a metodologia.
Sexto passo: Metodologia (como dar os passos para chegar onde
queremos)
Se
os objetivos específicos nos levam ao objetivo geral, a metodologia é a
descrição do processo – ou, como diz o nome, do método – de como cada objetivo
específico será alcançado. A metodologia dá ferramentas para estabelecermos as
ações ou atividades que nos permitem alcançar as metas propostas nos objetivos
específicos. Ao definir a metodologia, devemos nos perguntar:
q como é que o
público-alvo participa do nosso projeto?
q que estratégias
precisamos usar para alcançar o nosso objetivo?
q como vamos nos
organizar para realizar as metas propostas?
Se,
por exemplo, entre os objetivos específicos está “sensibilizar o público alvo
para a realidade tal”, na metodologia vamos descrever como isso se dará. No
exemplo, pode-se dizer que esta meta será alcançada através das seguintes
ações: “distribuição de folhetos” ou “visitação” ou ainda “por meio de
palestras”, etc. A metodologia, portanto, vai expor a necessidade de definirmos
ações ou atividades concretas a serem realizadas pela equipe do projeto. Mas
este já é o nosso próximo passo.
Sétimo passo: Ações/Atividades (o que fazemos)
As
ações são a parte mais concreta do projeto. Nesse passo, definimos que
atividades vamos realizar para alcançar cada um dos objetivos específicos.
Talvez haja objetivos que necessitem de uma ação apenas. Outros talvez vão
requerer duas, três ou mais ações. O ideal é escrever abaixo de cada objetivo
específico, as ações que serão necessárias ao seu cumprimento.
No
exemplo acima, ficaria assim:
[Objetivo específico: sensibilizar o
público alvo para a realidade tal
Metodologia: distribuição de
folhetos
Ações/Atividades:
1.
produzir os folhetos
2.
distribuir os folhetos entre o público-alvo
Mas
quando começamos a pensar em ações e atividades, logo vem a pergunta pelos
recursos de que dispomos. O nosso próximo passo é orçamento.
Oitavo passo: Orçamento (os recursos de que necessitamos para
realizar o nosso sonho)
Orçamento
é muito mais do que apenas listar receitas e despesas. No orçamento devem estar
listados todos os recursos necessários para o desenvolvimento do projeto.
“Todos os recursos” significa dizer, os recursos financeiros, materiais,
humanos, de serviços, de infraestrutura, etc. No orçamento deve estar
assegurado que:
q os recursos
listados são realmente necessários à realização das atividades
q os custos orçados
são necessários e suficientes para garantir a execução do projeto
q a descrição dos
recursos necessários é detalhada, porém limitada à compreensão
q os custos estão
definidos de forma precisa e verificável, isto é, a qualquer momento se pode
saber o que se necessita e como se tem usado os recursos financeiros
A
elaboração de um orçamento nem sempre é levada a sério. Mas é um passo
importante na elaboração de um projeto, porque, de um lado, evita o desperdício
de recursos e, de outro, garante que o projeto não será interrompido por falta
de recursos. Além disso, permite prever entre as ações aquelas necessárias a
garantir os recursos para o projeto.
O
último passo para elaboração de projeto comunitário é a definição de um
cronograma.
Nono passo: Cronograma (o tempo que vamos levar para alcançar o
nosso sonho)
O
cronograma tem uma importância estratégica para o projeto. Ele é uma
representação gráfica do tempo de todas as atividades e ações propostas. Nele
devem estar listados, no mínimo:
q os objetivos
específicos
q todas as
atividades propostas
q o início e o fim
de cada atividade
q o(s)
responsável(is) pelas atividades
Além
disso, o cronograma deve ser compreendido pela equipe do projeto e baseado em
estimativa de tempo realista, de acordo com a disponibilidade dos recursos.
Veja modelo de tabela.
|
Objetivos
Específicos
|
Ações
|
Início
|
Fim
|
Responsável
|
|
1.
escrever o objetivo específico. Exemplo: “sensibilizar
o público alvo para a realidade tal”
|
1.
escrever a ação nº 1 deste objetivo. Exemplo: “Produzir folhetos de sensibilização”
|
Escrever
a data em que a ação começa. Exemplo: “15
de março”
|
Escrever
a data em que a ação termina. Exemplo: “15 de abril”
|
Vera
|
|
|
2.
escrever a ação nº 2 deste objetivo: Exemplo: “Distribuir folheto entre o público alvo”
|
Escrever
a data em que a ação 2 começa. Exemplo: “16
de abril”
|
Escrever
a data em que a ação termina. Exemplo: “final de maio”
|
Hildegart
|
|
2.
escrever o objetivo 2
|
1.
escrever a ação nº 1 deste objetivo
|
Escrever
a data em que a ação começa
|
Escrever
a data em que a ação termina.
|
Vera
|
Implementação do Projeto
A
implementação é a fase operacional do desenvolvimento do projeto. É a hora em
que o projeto começa a se tornar realidade. É o momento em que damos os
primeiros passos para colocar em prática o que planejamos e, assim, alcançarmos
o nosso sonho.
Mas,
como todo caminho longo, é preciso, vez ou outra, uma parada para avaliar.
Aliás, essa parada para avaliação pode estar contemplada no cronograma, como
uma ação periódica. Durante o desenvolvimento do projeto é preciso acompanhar a
sua execução, monitorar e avaliar constantemente para verificar se estamos
chegando mais perto de realizar o nosso sonho.
Monitorar
significa acompanhar os custos e conferir sistematicamente todas as atividades
do projeto. O monitoramento permite a avaliação. Para avaliar, é preciso saber
fazer algumas perguntas. São elas:
q Como estão as
atividades em relação ao prazo, custos, desenvolvimento das atividades? (em
caso de atrasos ou gastos excessivos, deve-se perguntar porque isso ocorre)
q O projeto está
sendo desenvolvido conforme o planejado? (em caso de resposta negativa, por
quê?)
q Quais são os
problemas que estão surgindo?
q Existe alguma
coisa que deveria ser feita e não está se fazendo?
A
avaliação deve enfocar as partes e o todo de um projeto. Os resultados de uma
avaliação devem mostrar o que foi alcançado pelo projeto em relação aos seus
objetivos, desenvolvimento, prazos e custos. O cronograma ajuda-nos acompanhar
a realização do projeto e se estamos alcançando as metas que nos propusemos.
Ao
avaliarmos, podemos colocar mais uma coluna na tabela do cronograma com uma
frase avaliativa ou um comentário que diga se uma ação foi realizada de acordo
com o planejado ou, se não foi, por que não foi. Isso vai ser muito útil na
avaliação final do projeto.
Ponto Final
Na
prática, ao elaborarmos projetos de trabalho comunitário, estamos tentando
dizer onde queremos chegar: Esse é o nosso sonho. Estamos querendo definir onde
estamos: Esta é a nossa realidade. E estamos buscando estabelecer um jeito de ir
da realidade ao sonho, ou do sonho à realidade.
E
isso, como vimos acima, não é tarefa para gênios nem acontece por mágica.
Elaborar projetos é tarefa de equipe, de grupo. Exige muito mais do que
esfregar uma lâmpada. Requer disciplina, objetividade, trabalho, visão,
pesquisa e bastante debate. Enfim, algo que qualquer pessoa pode fazer.
Ao
terminar a elaboração de seu projeto, você pode buscar no objetivo geral o
título que você vai colocar na folha de rosto. Depois é só assinar e colocar o
ponto final.